檔案自然堆放查找困難 企業如何應對

問題:
我們公司的檔案太多了,用各種紙箱存放,堆滿好幾個房間了,想找一份檔案文件簡直太痛苦了,怎么辦?

回答:

正規的檔案室一般配有檔案柜或密集柜,也有少部分用貨架存放的,但臨時庫,再去準備設備就意義不大了,因此一般會用紙箱存放,然后自然堆放在房間里。

自然堆放肯定會不好查找,即使有清單和箱號標識,想要快速找到也要靠運氣,如果需要的檔案箱恰好在房間最里面的底層,那工作量就可想而知了。

專業的檔案庫房也是紙箱存放的,同時會有貨架系統、條碼系統、IT系統的支撐,因此能夠做到快速定位和調閱。

如果企業檔案年增量較大,就不適合租用臨時庫存儲,這樣會陷入經常尋找臨時庫的麻煩中,而且地點分散,增加后續的維護成本。

如果有實物調閱需求,也不適合租用臨時庫存儲,至少要相對固定的庫房,用貨架存放,這樣才能不影響業務需要。


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